Contenter v/d Maand Oktober 2022: NDA Incasso - Marion op de Haar

Amersfoort, zaterdag 1 oktober 2022

NDA Incasso wil taboe doorbreken: ‘Leg openstaande facturen niet weg, maar maak er een ABC’tje van’ 

Op incasso rust nog altijd een taboe. Openstaande facturen, debiteurenbeheer: ondernemers praten er niet graag over. En dat is jammer, vindt directeur Marion op de Haar van NDA Incasso. Want wie dit administratieve proces op orde heeft, bespaart zichzelf én de betalende klant een hoop negatieve energie.

Eerst een misverstand uit de wereld helpen. Het komt regelmatig voor dat Marion hoort: ‘Er zitten voor jullie wel goede tijden aan te komen, hè?’ Haar gesprekspartners doelen er dan op dat mensen het financieel moeilijker krijgen door de inflatie en hoge energieprijzen, waardoor de kans op schulden en daarmee incassoprocedures toeneemt.

‘Dan weten ze duidelijk niet wat incasso inhoudt’, countert Marion. ‘Het is helemaal niet leuk om ons vak uit te oefenen op het moment dat veel mensen het financieel moeilijk hebben. Natuurlijk wordt er dan van ons meer creativiteit en oplossingsgerichtheid gevraagd. Maar incasseren duurt langer, want mensen hebben minder ruimte. En dat het langer duurt, vinden onze opdrachtgevers ook niet prettig. Een financiële crisis is nooit goed, ook niet voor ons.’

Taboesfeer 
Waar ze al veel langer tegenaan loopt, is dat ondernemers moeite hebben om over openstaande facturen te praten. Marion is het inmiddels wel gewend. Staat ze op een netwerkborrel uit te leggen wat ze met haar bedrijf NDA Incasso doet, ziet ze aan de houding van de gesprekspartner al: die praat er liever niet over. Zelfs als ze in meer zakelijke één-op-één-gesprekken met ondernemers vraagt naar openstaande facturen, komt er maar mondjesmaat antwoord.

Waarom is dat toch? Marion weet het wel. ‘Sommige ondernemers denken bij openstaande facturen dat mensen daardoor aannemen dat het niet goed gaat met hun bedrijf. Ze vrezen dat mensen denken dat ze dan hun administratie niet op orde hebben. Of dat ze klachten krijgen over hun dienstverlening en daardoor de facturen niet betaald worden. Mensen trekken eigen conclusies, zeggen ze. Daarom willen ze het er niet over hebben.’

Niet sexy
Het is tijd voor opheldering, vindt ze. Ze weet het ook wel: incasso is niet hip, niet sexy. Maar als iemand bevlogen over incasso als vakgebied kan praten, dan is Marion het wel. Al jaren geeft ze met succes leiding aan NDA Incasso, het Amersfoortse bureau dat opvalt in incassoland dankzij een mensgerichte, toegankelijke en transparante benadering.

‘Ik zou graag de weerstand die mensen hebben bij het het laten incasseren van facturen willen wegnemen’, zegt ze. ‘Ik denk erover om een spreekuur te houden voor ondernemers, waarin ik advies geef over hoe ze hun debiteurenbeheer kunnen inrichten en hoe ze zich kunnen voorbereiden op het moment dat de betalingen straks minder makkelijk gaan.’

Dit interview met Content Amersfoort, een platform voor en door lokale ondernemers, is voor Marion een mooie kans om alvast een aantal tips weg te geven. Neem je debiteurenproces onder de loep en zorg ervoor dat het een ABC’tje wordt, zo luidt haar advies. ‘Het moet een administratief proces worden, zodat de mensen die de administratie verzorgen precies weten wat ze moeten doen.’

NDA Incasso denkt daar graag over mee. ‘We kunnen voorbeeldbrieven laten zien: dit is een herinnering, dit een sommatie, dit een ingebrekestelling. We wijzen erop waar je als ondernemer juridisch aan moet voldoen, zodat je bij een incasso kunt aantonen: ik heb mijn voortraject op de rit.’

Kort op de factuur
Gezond debiteurenbeheer brengt meer voordelen met zich mee. ‘Als je kort op de factuur zit, kun je snel signaleren of er sprake is van een problematische schuldenlast of dat er gewoon een keer wat is misgegaan. Het is in elk geval zaak dat je die openstaande factuur niet weglegt of laat openstaan, want dat is zonde.’

Marion komt met een voorbeeld. ‘Stel je begint als zzp’er een bedrijf. Je hebt klanten en die betalen een keer niet of te laat en je kent ze persoonlijk, dus je belt ze zelf. Vervolgens groeit je bedrijf, krijg je verkopers in dienst, er komt een afdeling administratie. Je zegt aan het begin: ik ga zelf achter openstaande facturen aan. Maar uiteindelijk heb je daar helemaal geen tijd voor. Dus pak je die hele stapel en zeg je tegen de administratie: stuur nou maar een herinnering.’

‘Neem van mij aan: oude klanten hangen dan meteen aan de telefoon’, vervolgt Marion. ‘Zo’n persoonlijk systeem loopt linksom of rechtsom een keer vast. Zodra je niet alle klanten meer persoonlijk kent, richt dan een systeem in zodat administratie voor goede sommatie kan zorgen. Werkt het vervolgens nog niet, dan kom je bij ons. Een goede inrichting van je debiteurenbeheer maakt ook dat dit een redelijk en billijk proces is voor je klanten.’

Voorkomen van problematiek is altijd het doel voor NDA Incasso. ‘Het is onze core business, dus wij laten een factuur niet drie maanden liggen. We volgen het op, afspraak is afspraak. Dat mag een klant van ons verwachten, maar ook iemand die een betaalachterstand heeft. We houden daarbij zoveel mogelijk rekening met de financiële situatie van mensen en proberen een oplossing op maat te vinden. En is de problematiek ons te groot, dan komt schuldhulpverlening in beeld.’

Vooruitgang telt
Vooruitgang telt, zo luidt het credo van NDA Incasso dan ook. ‘Die benadering is in onze branche een eyeopener. Luisteren en daar het proces op aanpassen. Zeker als het om particulieren gaat is het belangrijk dat het incassoproces laagdrempelig is. Samen kleine stapjes zetten, dan kom je er langzaam maar zeker uit. Vooruitgang is ook innovatie, we hebben een transparant communicatiesysteem dat voorzien is van de nieuwste snufjes. Maar we hebben nog steeds een telefoniste en geen keuzemenu. Die persoonlijke benadering is zeker niet vanzelfsprekend in onze sector.’

Dat betaalt zich uit. ‘Ha, dat is een mooie woordspeling’, zegt Marion lachend. ‘Maar inderdaad: er is een heel mooie klantenportefeuille ontstaan waar we bijzonder trots op zijn.’ 

Als het even kan zoekt NDA Incasso via Content Amersfoort de samenwerking met andere Amersfoortse bedrijven. ‘Dat proberen we altijd. Zo zochten we recent een partner voor telefonische acquisitie om onze accountmanager wat ruggesteun te geven. Toen hebben we twee Content-leden uitgenodigd om daarin deel te nemen. Een ander voorbeeld is dat we twee Peugeot-auto’s van Nefkens hebben rijden. Ook als we een bloementje willen bezorgen of een lunch bestellen op kantoor, kijken we naar Content-leden. We proberen zoveel mogelijk te shoppen in de regio.’

Terug naar de actualiteit: hoe gaat NDA Incasso de komende periode in, waarin steeds meer mensen het financieel moeilijk dreigen te krijgen? Marion: ‘Met een luisterend oor. Dat is het belangrijkste wat we kunnen doen: luisteren wat mensen te vertellen hebben.’

NDA Incasso
Computerweg 11-13, Amersfoort
Telefoon nummer:
E-mail:
Website
NDA Incasso > Uitblinkers in incassodiensten en debiteurenbeheer (nda-incasso.nl)